毎日、すべてのメールに目を通す。

こんにちは!鳥取県東部を中心に出張のできるパソコンサポート、パソコンレッスン、音楽レッスンをしています。パソコン教室のエフセブンです。

毎日、すべてのメールに? え? そんなの無理でしょう・・・。

そんな声が聞こえそうですね。

ぼくは、そうしています。

大切なメールを見落としたくない。それが理由です。

どうしてそれが可能になるのか。

主として使っているのはgmail.comです。outlook.comも使っています。他のドメインのメールもどちらかで受け取れる設定にしています。どちらのアプリがあるので、iPadでも、iPhoneでも確認ができます。

どうして、それが、可能に、なるのか。(リフレイン)

1)迷惑メールを受け取らない

当然なんですが、読む必要のないメールは、振り分けておきます。読む必要のないメールは読みません。

2)購読解除をする

読むつもりもないのに、ショッピングなどで登録したために無用なメールが届くようになることがあります。放っておくと、どんどん増えていくので、即刻、購読解除をします。不要なメールが届いたら、購読解除ができるかどうか試します。

3)振り分ける

すべてのメールに目を通すと言っても、優先順位があります。緊急かどうか、発信者が友人・知人かどうか、興味があるかないか。その場合、発信者、キーワードなどであらかじめ振り分けておきます。それによって、2〜3行読むのか、全文じっくり読むのかが分かれます。

4)削除、アーカイブ、スヌーズする

読んだメールをそのまま受信トレイに残しておくことはまずありません。ぼくは、読み終わったら、即刻削除します。数日(設定された日数)は、ごみ箱フォルダに残っているので、読み返すチャンスはあります。検索すればすぐに探し出せるでしょう。

もし、そのメールの中に重要な登録情報が記されている場合、半年後、1年後も必要になるかも知れないメールは、アーカイブしておきます。

これは、アプリ上は削除されているけど、サーバーには(メールサービスが続く限り)残っている状態です。アーカイブされたメールは、サーバー上で検索して、取り出すことができます。

検索はむずかしいことではありません。削除フォルダも、アーカイブも、通常のメールの検索と操作は変わりません。

指定した日時にもう一度読みたい内容のメールがあれば、スヌーズしておきます。単純に明日読む、来週読むというような感覚でいいでしょう。

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