領収書は、ノートパソコンにUSBケーブルで接続できるハンディ・スキャナを使って、サッとスキャンして保存しておきます。ただパソコンに保存するだけだと、そのパソコンがもし使えなくなったりしたら、領収書を取り出せなくなってしまうので、2015年分からSugarSyncのマジックブリーフケースに自動的に保存できるように設定しています。

SugarSyncを利用する利点は、万が一のためでもありますが、他のメディア、たとえば、iPadからもSugarSyncアプリを入れておけば、パソコンからも、iPadからも領収書を確認することができ、便利です。もちろん、ノートパソコンで外出先でスキャンして、自宅・事務所に帰ってから、デスクトップパソコンから確認するというようなことも可能です。

帳簿は、弥生オンラインを使っています。スキャンした領収書は記帳して確認ができれば、捨ててしまいます。

紙の領収書は整理しておかないとあとで探すのが大変ですが、大きさがまちまちなので、整理するのも一苦労でした。そして、小さな領収書も1年となると、結構かさばります。スキャンした領収書には、日付と連番が自動的に付けられるので、帳簿と照らし合わせることが容易です。

使いこなせば、楽になる。パソコンは便利ですね。

EPSON モバイルスキャナー DS-30 A4対応 CISセンサー RGB3色LED搭載 USBバスパワー 重さ約325g

新品価格
¥11,869から
(2015/2/24 00:52時点)

参考記事:
【経理ニュース速報】来年から領収書はスキャン後即廃棄へ?電子帳簿の規制緩和方針を発表

実は、同じように昨年の今頃にも、領収書のスキャンをしようとしたのだが、スキャンした後、角度を調整して、トリミング、名前をつけて保存というような処理を1枚1枚するのが面倒で結局続けられなかった。今回使ったハンディ・スキャナは、スキャンボタンで連続してスキャンし、大きさや角度はスキャンされた用紙に応じて適度に自動的に調整されるため、まったく手間いらずである。メモリ内蔵やWiFi対応のスキャナも発売されていたが、USB接続のほうが電源もいらず、構造がシンプルでコンパクトだ。スマフォやタブレットでのスキャンは考えていなかったので、USB接続のスキャナを選んだ。