ワードというのは、マイクロソフト社の超有名なソフトです。今では知らない人はほとんどいないし、パソコンに入っているワープロソフトの中でダントツによく使われているソフトだと思う。単にワープロソフトというだけでなく、はがきや町内会のお知らせみたいな身近なものから、ポスター・ちらし、論文やマニュアル、カタログ、写真集のようなものまで、あらゆる文書が作れてしまう。人によっては、パソコンを使うイコール、ワードを使うという人もいると思う。

そんなバリバリ使っている人にこそ使ってほしい機能がワードにはあるんだけど、案外使われていない機能も多い。その中でも長文を書く人に欠かせない機能として、アウトライン、それから書式スタイルの二つを取上げておきたい。

長文といっても、1枚のものであっても、見出しが2種類以上あるものであれば、これは役に立ちます。論文や説明書などを作る際には、必須と言っていい。これを知って使えるのと使えないのとでは、作業効率に雲泥の差が出るのだ。また、あとあと修正のときにも、アウトライン、書式スタイルのしっかりした文書は手を入れやすい。

1.文書の入力

ワードはいつも「印刷レイアウト」で使っている人は多いと思うが、長文を入力するときには、余白やページで文章が分かれてしまうことが邪魔になることがある。そんなときには、ぜひ「下書き」表示を試してほしい。また、そうして入力していった文書を推敲する段階では、「アウトライン」表示が役に立つ。その際には、「ナビゲーションウィンドウ」を表示しておくといい。

2.書式スタイル

たいていの人がひとつひとつ、文章の一部を選んで、文字の大きさを変えたり、下線を入れたりしていると思う。書式スタイルというのは、こうした書式をセットにして、同じ個所を一度に変更できるようにする機能だ。書式スタイルには名前をつけることができるし、あらかじめ、「見出し」などの書式スタイルが用意されている。

書式スタイルは、段落に対して適用されるもの(段落書式)と文字列に対して適用されるもの(文字書式)とがあります。段落書式では、見出しや、引用文、注意書きなど、本文とは別に書式スタイルを分けて設定することができます。また、文字書式では、強調したい文字列、書名や人名、引用などを設定するといいでしょう。